Hoe organiseer je een co-creatie?

Wat is een co-creatieworkshop?

Bij co-creatie ga je zo samenwerken zodat alle deelnemers invloed hebben op zowel het proces als het eindresultaat. Samen met een begeleider (ook wel facilitator genoemd) werk je toe naar een gezamenlijk doel. Deelnemers kunnen zowel collega’s, experts, als eindgebruikers zijn.

Waarom co-creëren we?

Een co-creatie workshop organiseren heeft een aantal voordelen:

• Het brengt diverse perspectieven samen die leiden tot betere en innovatievere oplossingen die nog beter aansluiten bij de behoeften van eindgebruikers.
• Het ontwikkelt meer kwalitatievere oplossingen door verder te bouwen op elkaars ideeën.
• Het creëert draagvlak bij stakeholders door hen actief te betrekken
• Het zorgt ervoor dat we complexe vraagstukken beter te begrijpen doordat er verschillende perspectieven naar kijken.

Aan de slag!

1. Start ALTIJD met het doel: Bepaal duidelijk wat je wilt bereiken tijdens deze sessie. Wil je nieuwe ideeën genereren, kiezen welke ideeën waardevol zijn, of ideeën verder ontwikkelen? Zorg er ook voor dat dit doel door de groep gedragen is, anders loop je het risico dat de deelnemers niet willen meewerken of steeds terugkomen op het waarom van de oefening.

2. Bepaal de resultaten: Weet vooraf waar je wil eindigen. Op welke vragen heb je een antwoord of welke concrete resultaten hoop je op.

   • Voorbeelden van mogelijke resultaten: Een inspiratiemuur met ideeën, een klantenreis, ideeënposters, een prioriteitenmatrix, eenvoudige prototypes, etc.

3. Bepaal de volgende stappen: Welke acties wil je kunnen ondernemen na afloop van de workshop? Zorg ervoor dat de resultaten van de workshop je concreet helpen om verder te komen in je ontwikkelingsproces.

4. Onderzoek de context: Zorg ervoor dat je alle benodigde informatie en onderzoek hebt zodat deelnemers meteen aan de slag kunnen met de juiste hoeveelheid basisinformatie.

5. Selecteer de juiste deelnemers: Nodig mensen uit die belangrijk zijn voor het project, zoals de doelgroep, belangrijke stakeholders en collega's met de juiste kennis. Kijk terug naar de stakeholdermap om te bepalen wie je moet uitnodigen.

   Opgelet: Denk bij een co-creatie workshop aan de toegankelijkheid en veiligheid van de deelnemers. Hebben ze genoeg kennis en vaardigheden? Is een groepssessie geschikt? Bedenk hoe je hen kunt ondersteunen.

6. Communiceer duidelijk: Informeer deelnemers over zowel praktische als inhoudelijke zaken:

   • Doelen en verwachtingen
   • Agenda
   • Voorbereiding nodig
   • Tijdstip en duurtijd
   • Locatie (online/offline)
   • Materialen en/of voorbereiding nodig?
   • Vergoeding
   • Contactpersoon bij vragen

7. Maak een gedetailleerde planning van de sessie.

   • Voorzie een inleiding en een opwarmer om de deelnemers op hun gemak te stellen.
   • Plan gerichte oefeningen die aansluiten bij het doel van de workshop.
   • Zorg voor pauzes om de concentratie hoog te houden.
   • Reserveer tijd voor terugkoppeling en discussie over de resultaten.
   • Sluit af met een bedanking, bespreek de volgende stappen die zullen worden genomen en geef aan in welke mate je hun betrokkenheid nog verwacht of nodig acht.

8. Pas deze tips toe tijdens de co-creatieworkshop om deze soepel en succesvol te laten verlopen:

   • Maak het tastbaar. Gebruik materialen zoals post-its, flip-overs en markers. Laat deelnemers tekenen om hun ideeën zichtbaar te maken. Dit stimuleert interactie en helderheid.
   • Stel duidelijke regels op: Begin met vuistregels, zoals luisteren zonder onderbreken en openstaan voor alle suggesties. Dit creëert een veilige en productieve werkomgeving.
   • Zorg ervoor dat iedereen zich gehoord voelt, ongeacht hun persoonlijkheid of communicatiestijl. Moedig stille deelnemers aan om hun ideeën te delen en zorg ervoor dat dominante sprekers de ruimte geven aan anderen. Laat deelnemers eerst individueel ideeën bedenken voor je de uitwisseling in groep start.
   • Documenteer alles: Maak aantekeningen en neem foto’s van ideeën en andere visuele materialen. Dit helpt om later alles goed te kunnen verwerken en geen waardevolle input te verliezen.
   • Vat samen en vraag feedback: Herhaal regelmatig wat er is besproken en vraag om feedback om iedereen betrokken te houden.
   • Eindig de co-creatie niet te open: sluit af met een keuze van idee(ën), en niet met een overvloed aan verschillende ideeën. Voorkom dat de deelnemers 2 weken later al niet meer weten waarover de vele post-it’s nu ook alweer gaan, of dat ze elk denken dat een ander idee het finale zal zijn. Ga hiervoor nog aan de slag met de selectiecriteria in je workshop.

Verwerken en toepassen

Na afloop van de co-creatieworkshop zijn er een aantal belangrijke stappen om de inzichten te verwerken:

• Samenvatten: Maak een overzicht van alle ideeën en inzichten.
• Prioriteren: Kies de meest veelbelovende ideeën die aansluiten bij je doelen.
• Terugkoppelen: Deel de samenvatting met de deelnemers en vraag om feedback.

Verwacht na één co-creatie workshop geen definitief concept. Het ontwikkelen van ideeën is een stapsgewijs proces waarbij gebruikers continu betrokken blijven. De workshop levert wel ideeën en eerste prototypes op die je kunt testen en verder uitwerken.

Tips

Je kan co-creatieworkshops flexibel inzetten binnen verschillende fasen van het ontwerpproces om samen met anderen ideeën te verzamelen, oplossingen te bedenken, prototypes te testen en draagvlak te creëren. Deze handleiding legt de nadruk op het gezamenlijk bedenken en ontwikkelen van ideeën.