Lokaal bestuur: Kuurne
Methode: Co-creatie
Kuurne creëert draagvlak voor de inspiratienota
Kuurne wil een gedragen inspiratienota opmaken ter voorbereiding van de opmaak van volgend Meerjarenplan. Er werden heel wat partners bij dit proces betrokken. Startpunt was de verzameling van cijfermateriaal via o.a. een grootschalige burgerbevraging, de SDG-wijzer en de Gemeente-Stadsmonitor. Vervolgens werden drie workshops georganiseerd voor geïnteresseerde personeelsleden die hun steentje willen bijdragen aan de toekomst van Kuurne.
Leestijd
10 minutenHet project
Kuurne wil een gedragen inspiratienota opmaken ter voorbereiding van de opmaak van volgend Meerjarenplan. Er werden heel wat partners bij dit proces betrokken. Startpunt was de verzameling van cijfermateriaal via o.a. een grootschalige burgerbevraging, de SDG-wijzer en de Gemeente-Stadsmonitor. Vervolgens werden drie workshops georganiseerd voor geïnteresseerde personeelsleden die hun steentje willen bijdragen aan de toekomst van Kuurne.
Waarom deze methode?
Om zeker te zijn dat de inspiratienota voor de hele organisatie herkenbaar is, brengen we medewerkers uit verschillende thema’s samen om ideeën te formuleren.
Hoe ging je te werk?
We startten met de verzameling van heel wat data. In samenwerking met buurgemeentes Harelbeke, Zwevegem en Deerlijk ontwikkelden we de SDG-wijzer (https://www.sdg-wijzer.zwevegem.be/). Op die manier bundelden we cijfermateriaal gegroepeerd over de verschillende duurzame ontwikkelingsdoelstellingen. Aangevuld met cijfermateriaal uit de Gemeente-Stadsmonitor en de grootschalige burgerbevraging die we in samenwerking met onderzoeksbureau Indiville op poten zetten, beschikten we op die manier over heel wat data die stof tot nadenken gaf. Vervolgens werden drie workshops georganiseerd gebaseerd op de 5 P’s van het SDG-model (People, Planet, Prosperity, Peace en Partnerships).
Elke workshop legde een andere focus:
- De mensen van Kuurne;
- De natuur en omgeving van Kuurne;
- De welvaart van Kuurne.
Het deed ons erg veel plezier dat we voor elke workshop op veel belangstelling mochten rekenen. Medewerkers bleven niet in het hokje van hun eigen dienst wat voor een perfecte kruisbestuiving zorgde. Elke workshop werd gestart met een korte intro die het traject voor de opmaak van het Meerjarenplan toelichtte. Medewerkers kregen zo nogmaals te zien dat ze op een belangrijk moment aanwezig waren om impact te hebben op dat toekomstig plan. Daarna werd de groep verdeeld in verschillende kleinere groepjes van 4 à 5 medewerkers. Ze bespraken verschillende SDG’s die aan de hand van de verzamelde data de nodige discussie uitlokten. Uit de boeiende gedachtewisseling vloeiden interessante voorstellen die genoteerd werden op ideeënkaartjes zodat ze later niet verloren gingen.
Voorbeeld van de oefening die Kuurne deed tijdens de co-creatie
Wat was het resultaat?
Alle ideeën werden finaal gebundeld en gingen vervolgens naar het Directieteam dat zich ontfermde over het schrijfproces van de inspiratienota. Deze inspiratienota werd gepresenteerd aan de Gemeenteraad en Personeelsleden. Veel medewerkers vonden het achteraf erg aangenaam dat ze heel wat van hun eigen ideeën in de inspiratienota terugvonden. Ze zaten als het ware zelf mee aan de schrijftafel. Opzet geslaagd dus!
Wat heb je geleerd?
Het is een absolute meerwaarde om mensen uit verschillende diensten bij elkaar te brengen. Het is misschien wel de meest succesvolle teambuilding die je kunt organiseren. Want tijdens de ‘normale’ teambuilding trekken medewerkers zich toch vaak terug in hun eigen dienst en leren ze weinig andere medewerkers kennen. In deze oefening werden ze ietwat uit hun comfortzone getrokken, maar zeggen ze achteraf unaniem: “Amai, ik leerde veel bij over de organisatie, leerde veel collega’s beter kennen en weet nu eindelijk ook eens waar persoon X of Y mee bezig is”.
Een gouden tip
Probeer weg te blijven van de standaard vergaderlocaties. We kozen drie locaties in Kuurne waar veel medewerkers nog nooit geweest waren. Het zorgt onmiddellijk voor een andere dynamiek en het draagt (zeker voor medewerkers die niet in de gemeente wonen) ook weer bij tot de betrokkenheid van je medewerkers bij de gemeente. O ja, en voorzie koekjes... ;-)
