Lokaal bestuur: Kortrijk
Methode: stakeholdermap
Kortrijk brengt hun stakeholders in kaart
Lees hoe Kortrijk aan de slag ging met de Circles of Influence en wat ze juist zo goed vinden aan deze methode om belanghebbenden in kaart te brengen.
Leestijd
10 minutenHet project
Kortrijk wil het voor burgers gemakkelijker maken om online een afspraak te maken. Hiervoor moet Kortrijk eerst in kaart brengen welke problemen burgers ervaren bij het maken van een afspraak. Pas daarna kan het bestuur bepalen welke aanpassingen nodig zijn om de gebruikerservaring te verbeteren. Om dit te realiseren werd een werkgroep samengesteld met medewerkers uit de betrokken diensten. Tijdens het project werden verschillende onderzoeksmethoden toegepast: stakeholdermapping, gebruikersinterviews, gebruikerstesten en workshops.
Waarom deze methode?
Tijdens de eerste meeting met de werkgroep brengen we de stakeholders in kaart om te weten welke interne diensten we moeten betrekken bij het verbeteringstraject en welke collega's over de juiste knowhow beschikken.
Hoe ging je te werk?
Tijdens de eerste bijeenkomst van de werkgroep kregen de leden uitleg over The Circles of Influence. Dit is een methodiek om stakeholders in kaart te brengen op basis van hun beslissingsbevoegdheid. We kleefden een groot blad op de muur met daarop The Circles of Influence. Daarna vroegen we iedereen om individueel de stakeholders waar zij aan dachten op post-its te noteren en die in de juiste cirkel te kleven. De werkgroep kreeg daarvoor een 10-tal minuten de tijd.
Daarna bespraken we in groep alle post-its. We groepeerden de post-its die bij elkaar hoorden en wijzigden hun positie in de cirkels waar nodig. De lijst met stakeholders was lang. Tijdens een volgende bijeenkomst van de werkgroep beslisten we welke stakeholders zeker moesten betrokken worden om tot een meer beperkte lijst te komen.
Wat was het resultaat?
De werkgroep kreeg zicht op welke collega's en diensten beïnvloedt werden door het project en op welke diensten en overlegorganen de werkgroep beroep kan doen voor ondersteuning en expertise.
Wat heb je geleerd?
The Circles of Influence is een goede methodiek om visueel weer te geven welke de stakeholders zijn. Het is echter belangrijk om stakeholders te prioriteren zodat je enkel die stakeholders betrekt die cruciaal zijn voor het project. De lange lijst stakeholders was niet werkbaar voor en we moesten keuzes maken wie we wel en niet zouden betrekken.
Een gouden tip
Het in kaart brengen van stakeholders is een goede methodiek om mee te starten. Vaak ken je als trekker van een werkgroep niet alle collega's die betrokken moeten worden en is het noodzakelijk om bij anderen te informeren. Wanneer je deze oefening individueel doet, kun je belangrijke stakeholders missen.
