Lokaal bestuur: Oostende
Methode: stakeholdermap
Oostende verkent de 'Circles of Influence'
Lees hoe Oostende ervoor zorgt dat ze zeker niemand over het hoofd zien bij het doorlopen van hun project.
Leestijd
10 minutenHet project
Oostende is pilootgemeente in tweede fase voor het Vlaams Verenigingsloket. Op vandaag hebben wij een lokaal verenigingsloket. We willen via verschillende onderzoeksmethoden begrijpen hoe vertegenwoordigers op vandaag omgaan met het lokale loket en hoe we hen kunnen ondersteunen in de overstap naar het Vlaams Verenigingsloket. In hetzelfde onderzoek willen we bekijken wat de houding is ten opzichte van digitale sleutels (van CSAM) en hoe we hen kunnen ondersteunen in het gebruik ervan.
Waarom deze methode?
Het lokale verenigingsloket ofwel 'verenigingen' hebben geen eigenaar bij ons. Elke dienst werkt op zijn eigen manier met haar verenigingen, waardoor niemand het overzicht heeft. Elke dienst heeft zijn eigen manier van werken en is van elkaar meestal niet op de hoogte. Om zeker te zijn dat we de juiste mensen aan tafel hadden, deden we met het eerste projectteam een stakeholdermapping.
Hoe ging je te werk?
Om alle stakeholders in kaart te brengen, gebruiken wij het sjabloon ‘Circles of Influence’. De deelnemers van het projectteam krijgen eerst 5 minuten om zelf post-its met namen te noteren en te plakken in de volgens hen passende cirkel. Ondertussen clusteren we de post-its die bij elkaar horen. Daarna worden de cirkels een voor een overlopen (helemaal onderaan te beginnen). We bespreken of de inschatting klopt en of we niemand vergeten zijn.
Wat was het resultaat?
De stakeholdermapping zorgde ervoor dat we 2 extra diensten uitnodigden om deel te nemen aan de projectdefinitie en opmaak van het onderzoeksplan. Op deze manier waren ook deze diensten op de hoogte van het lopende project en konden ook zijn hun bezorgdheden meegeven. We creëerden extra draagvlak.
Een ingevulde stakeholderkaart van Oostende
Wat heb je geleerd?
Omdat iedereen eerst individueel de tijd krijgt om namen op te schrijven, zorg je ervoor dat er nog geen beïnvloeding is. Mensen zullen soms de impact van anderen anders inschatten, maar dit kan enkel leiden tot interessante uitwisselingen.
Een gouden tip
Neem een observerende rol aan tijdens dit moment en zorg ervoor dat iemand goed kan noteren. Het is belangrijk om de stakeholdermap ook af te kloppen en te valideren.
