Leuven co-creëert de aanvragen voor "Kom Op Voor Je Wijk"

Lokaal bestuur: Leuven

Methode: co-creatie

Het project

Stad Leuven wou het aanvraagprocedure van een Kom Op Voor Je Wijk-product onder de loep nemen. Er werd gekeken naar waarom mensen wel of niet een product zouden aanvragen om hun buurt op te fleuren. Om dit te ondervragen bij de Leuvenaar werd gebruik gemaakt van diepte-interviews en straat interviews. Met de inzichten uit deze interviews werd een co-creatie workshop georganiseerd met het team van Gebiedsgerichte Werking om te kijken naar oplossingen voor de geïdentificeerde drempels en de haalbaarheid van deze oplossingen.

Waarom deze methode?

De co-creatie workshop had als doel om een brede gedragenheid en betrokkenheid te creëren en onderhouden in de dienst, alsook rechtstreeks drempels aan te pakken in het aanbod.

Hoe ging je te werk?

Na een korte herhaling van de onderzoeksbevindingen, werd de dienst uitgenodigd om op te staan en rond te lopen in de zaal. Zij werden gevraagd om individueel oplossingen en ideeën te opperen om de drempels en uitdagingen aan te pakken. Er waren 6 thema's waar de deelnemers hun ideeën voor oplossingen konden bijplakken met Post-Its: aanbod, aanvragen, communicatie, onderhoud (van de producten), achter de schermen en een rest categorie. Zij moesten niet nadenken over haalbaarheid (zowel praktisch als financieel) of wenselijkheid. Als ze op een idee kwamen, mochten ze dit opschrijven op een Post-It en plakken. In een tweede fase werden de deelnemers opgedeeld in groepjes waar ze per categorie de Post-Its mochten indelen op een impact-effort matrix. Nadien mochten ze hun bevindingen per groep presenteren aan de andere groepen, waar er ruimte was voor feedback of aanpassingen en werden de matrices dus gevalideerd.

Wat was het resultaat?

Dit resulteerde in een grote lijst van potentiële oplossingen, alsook de haalbaarheid en verwachtte impact van elke oplossing. Op basis hiervan kan het kernteam van het aanbod kijken naar welke oplossingen wanneer ingepland kunnen worden.

Wat heb je geleerd?

Het is moeilijk om in de eerste ideeënronde de medewerkers een stap terug te laten nemen rond haalbaarheid of het financieel plaatje van elke oplossing. Je moet dit meerdere keren benadrukken doorheen de oefening. Daarnaast is het belangrijk om een veilige omgeving te scheppen waar geen enkel idee als te extravagant of uitdagend is; uit deze ideeën kunnen ook haalbaardere voorstellen voortvloeien.

Een gouden tip

Tijdens een co-creatie sessie zoals deze kijken de deelnemers vaak naar je als procesbegeleider voor validatie van hun ideeën.